El montaje de eventos al aire libre requiere una planificación cuidadosa: el clima, los elementos de la naturaleza y otros detalles inciden en el éxito de la actividad, de modo que todo salga según lo planeado.

La elección del lugar estará determinada por la cantidad de invitados, espacio para manejar los insumos del evento, acceso a baños, conexiones eléctricas, estacionamiento, entre otras facilidades.

Otro aspecto importante es la selección de suplidores, especialmente la selección de carpas y su instalación. No es lo mismo un evento social de un día a una feria expositiva de varios días. Tampoco una actividad nocturna, cuando se puede aprovechar el cielo con carpas transparentes, a una diurna, cuando queremos minimizar la incidencia del sol.

Hablando de clima, es importante planificar si hay pronóstico de lluvias, para determinar el tipo de carpas o toldos que se requerirán de modo que el evento pueda fluir sin interrupciones climáticas.

Igualmente relevante es el aspecto de permisos y regulaciones, incluyendo restricciones de ruido, límites de capacidad y horarios permitidos.

La naturaleza de la actividad determinará además la organización de logística y seguridad, lo que incluye la gestión de emergencias según los participantes e invitados de que se trate: las previsiones para eventos familiares no son iguales que para adultos o adultos mayores, por citar algunos ejemplos.

En el caso de la decoración y ambientación, los eventos al aire libre permiten aprovechar el entorno natural del lugar, complementando el paisaje con luces y otros elementos decorativos, especialmente en eventos nocturnos.

No debemos olvidar que las ferias y eventos al aire libre tienen un propósito: favorecer la interacción y la expansión de redes, tanto si se trata de negocios como de entretenimiento. Por lo que el montaje al aire libre debe facilitar la visibilidad de marca, para que la audiencia presente en el evento la reconozca y pueda desarrollar un sentimiento de lealtad hacia ella.

Author: Sarah Sáchez